Compliance: boas práticas devem guiar sua empresa em 2023

Como já falamos em outros textos diversos aspectos influenciam na performance de uma empresa. Além de fatores externos, como o cenário econômico, e internos, como clima e cultura organizacionais, as boas práticas de compliance também exercem um papel fundamental para o sucesso da organização. Elas servem, sobretudo, para que os resultados sejam obtidos levando em consideração os padrões éticos e profissionais estabelecidos por aquela empresa.

Embora o tema não seja novo, esse ‘guia prático’ de condutas e normas que devem seguidas pelos colaboradores de uma organização, ganhou ainda mais força com a publicação da Lei Anticorrupção, em 2013. Regulamentada pelo decreto nº 8.420/15, a legislação prevê mecanismos para coibir práticas corruptas nas empresas, as quais passam pela implementação de iniciativas antifraude e auditorias. Nesse contexto, independente do seu porte ou segmento econômico, as empresas devem manter um programa de compliance adequado à realidade de seu negócio, como forma de garantir que suas normas sejam cumpridas por seus colaboradores – e também fornecedores e demais parceiros comerciais.

No entanto o principal desafio das organizações é justamente garantir o cumprimento desses processos por todos os envolvidos – e é nesse ponto que a liderança desempenha um papel importante. Cabe aos gestores transmitirem de maneira assertiva a cultura do compliance, tanto para o público interno, quanto externo. Ao assumirem uma postura facilitadora, os líderes contribuem para que o processo se torne mais ágil e transparente, fazendo com que todos sigam os padrões estabelecidos pelo compliance.

Além de deixar o processo mais ágil, essas iniciativas também garantem maior transparência (ainda falaremos mais sobre essa questão no texto) às atividades rotineiras, como é o caso do relacionamento com fornecedores, por exemplo. Isso porque quando os objetivos ficam claros para a equipe, a tendência é que os colaboradores sejam mais engajados com os resultados.

E como estruturar um programa de compliance?

O primeiro passo para a construção de um programa de compliance é a definição do responsável por aquele processo. Essa pessoa precisa ter conhecimento claro desse segmento e garantir a execução correta das normas dentro da organização.

Concluída essa etapa deve ser adotadas outras medidas como a criação de políticas internas e a realização de um diagnóstico de riscos, bem como planejamento de controle e avaliação de ambientes. Após essas definições, um programa de capacitação para o time precisa ser montado, como forma de esclarecer eventuais dúvidas com relação ao processo.

Outro ponto relevante nesse processo de fortalecimento do compliance se refere aos indicadores de desempenho. Ao estabelecer esses parâmetros é possível identificar se as ações implementadas estão atingindo os resultados esperados. Ainda sobre essa questão, ao monitorar esses indicadores, a organização poderá implementar ações mais assertivas e prevenir eventuais riscos.

Aliado a esse movimento, a elaboração de relatórios periódicos internos contendo os resultados dos processos de compliance pode ser implementada. Além disso é preciso que a empresa transmita a mensagem de maneira clara para seus colaboradores, como forma de evitar eventuais interpretações erradas das normas de conduta que devem ser observadas – falaremos um pouco mais sobre esse aspecto em seguida.

Mantenha um canal efetivo de comunicação

Como falamos acima um dos pilares do compliance está relacionado à transparência. Nesse aspecto é importante que sua empresa possua um canal específico para receber comunicações relacionadas ao não cumprimento das normas de compliance. Esse processo pode ser feito por diversos meios, o que inclui telefone ou e-mail, e deve ser acompanhado pelo setor de ouvidoria, como forma de esclarecer os casos relatados.

Esse serviço precisa ser acessado tanto pelo público interno, quanto o externo daquela empresa, e sua utilização deve ser estimulada por meio de campanhas nos canais de comunicação institucionais. Essas ações podem ser acompanhadas também da divulgação de documentos internos, como regulamentos e manuais relacionados ao compliance daquela organização. Iniciativas como estas também reforçam a percepção do time com relação à estratégia da empresa.

E então, gostou do tema? Quer implementar as boas práticas de compliance em sua organização? Podemos te auxiliar neste movimento e também em outros processos que envolvem a melhoria contínua do ambiente corporativo. Além de prevenir fraudes, um programa de compliance pode contribuir ainda fatores como a redução de gastos e o fortalecimento da governança corporativa.

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